Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement pour ce site est l'entité indiquée dans les mentions légales.

• Mentions légales : /Impressum
• Contact : info@ordinavo.de

2. Contact confidentialité

Pour toute question relative à la confidentialité ou à l'exercice de vos droits, contactez-nous à info@ordinavo.de ou via les coordonnées figurant dans les mentions légales.

3. Informations générales

Nous traitons les données personnelles uniquement lorsque cela est nécessaire pour exploiter le site, traiter les demandes, fournir Ordinavo, protéger les systèmes ou remplir des finalités contractuelles et précontractuelles.

Les données personnelles désignent les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, par exemple le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, les données de localisation, l'identifiant utilisateur ou les identifiants techniques.

4. Visite du site et journaux serveur

Lors de l'accès au site, des données techniques d'accès peuvent être traitées : adresse IP, heure, page consultée, référent, navigateur, système d'exploitation, code HTTP et volume de données transféré.

Le traitement sert à la mise à disposition technique, à la stabilité, à l'analyse des erreurs et à la prévention des abus. La base juridique est l'art. 6, par. 1, let. f RGPD.

5. Cookies nécessaires et paramètres de langue

Ordinavo peut utiliser des cookies strictement nécessaires ou des stockages similaires pour la sécurité, la protection des formulaires, les sessions et les paramètres de langue.

Les cookies non essentiels ou technologies de suivi ne sont utilisés qu'avec consentement.

6. Demandes de contact et de démo

Si vous contactez Ordinavo par formulaire, e-mail ou demande de démo, nous traitons les données fournies, par exemple nom, e-mail, entreprise, téléphone, message et cas d'utilisation.

Le traitement sert à répondre à votre demande, préparer une démo et communiquer au sujet de Ordinavo. Les bases juridiques sont l'art. 6, par. 1, let. b RGPD et, pour le suivi organisationnel ou la sécurité, l'art. 6, par. 1, let. f RGPD.

7. Demandes d'essai

Lors d'une demande d'essai, nous traitons les informations du formulaire afin de préparer et accompagner un processus d'essai adapté.

• Nom et e-mail professionnel
• Entreprise, cas d'utilisation, taille d'équipe et région
• Téléphone et message si indiqués
• Langue choisie, horodatage et métadonnées techniques
• Données UTM et campagne si disponibles
• Scénario d'essai ou intérêt principal, par exemple full workflow, Connect, intégration API ou Smart Routing AI

8. Espace d'essai et provisionnement

Un espace préconfiguré peut être créé pour l'essai. Des données de compte, l'affectation au tenant, le statut de l'essai, les dates de début et de fin et des données techniques de provisionnement peuvent être traités.

Les espaces d'essai peuvent contenir des données de démonstration : targets, demandes externes d'exemple, sites, tâches, routes, scénarios Smart Routing, vues mobiles et historiques de statut.

9. Utilisation de l'application Ordinavo / plateforme SaaS

Lors de l'utilisation de l'application Ordinavo, les données nécessaires à la coordination d'équipes mobiles peuvent être traitées. Le périmètre dépend du tenant, des rôles et du processus client.

• Données utilisateur et compte
• Tenant, rôles et autorisations
• Targets, tâches, rendez-vous et routes
• Statuts, historique de traitement et commentaires
• Notifications, cas de support et données techniques d'utilisation

10. Targets, rendez-vous, routes et exécution mobile

Ordinavo traite des targets opérationnels, tâches, rendez-vous, routes, arrêts et historiques de statut afin de planifier le travail, le fournir aux employés mobiles et documenter les résultats.

Cela peut inclure données client ou de site, contacts, adresses, créneaux horaires, priorités, temps de travail estimés, affectations, statut de clôture et signalements de problème.

11. Données de localisation, photos, commentaires et pièces jointes

Les données de localisation ne sont pas nécessairement suivies en permanence. Selon la configuration, elles peuvent être traitées lors d'actions définies : début ou fin de rendez-vous, signalement de problème ou saisie manuelle.

Les commentaires, photos et pièces jointes peuvent être traités lorsque les utilisateurs les téléchargent ou les saisissent pour documenter un travail. Ces contenus doivent rester nécessaires au processus concerné.

12. PWA mobile, mode hors ligne et stockage local

La PWA mobile peut stocker temporairement des données sur l'appareil afin de permettre le travail en cas de connexion instable : rendez-vous planifiés, changements de statut, commentaires, pièces jointes et informations de synchronisation.

Les files hors ligne sont synchronisées plus tard avec Ordinavo. Le stockage local est lié au contexte utilisateur et tenant et doit être supprimé à la déconnexion, à l'expiration ou selon les règles techniques.

13. Notifications push

Si les notifications push sont activées, des tokens push, informations d'appareil et paramètres de notification peuvent être traités. Les messages peuvent informer sur de nouvelles tâches, changements ou rappels.

Les notifications push ne sont utilisées que lorsqu'elles sont techniquement activées et prévues pour l'utilisateur ou le processus concerné.

14. Ordinavo Connect et intégrations externes

Ordinavo Connect permet à des systèmes externes de transmettre à Ordinavo des targets, commandes, arrêts, demandes de service ou demandes de rendez-vous. Cela peut inclure portails clients, terminaux, ERP, CRM, systèmes de tickets, logistique ou partenaires.

Selon l'intégration, des contacts, entreprises, adresses, ExternalIds, types de service, créneaux, priorités, temps estimés, descriptions, champs personnalisés et métadonnées techniques peuvent être traités.

15. Inbound Imports, ExternalIds et ImportJobs

Les imports entrants créent des ImportJobs et ImportItems techniques afin de valider, créer, mettre à jour, annuler ou rejeter les données transmises. Les ExternalIds et références permettent de relier les opérations au système source.

ImportJobs et ImportItems soutiennent la traçabilité, l'analyse d'erreurs et la clarification des statuts entre Ordinavo et les systèmes connectés.

16. Webhooks sortants et retours de statut

Ordinavo peut renvoyer des événements de statut à des systèmes externes connectés, par exemple lorsqu'un target est importé, une route publiée, un rendez-vous démarré, terminé ou signalé avec problème.

Le traitement des webhooks peut inclure event IDs, delivery IDs, URL cible, tentatives, codes réponse, messages d'erreur et métadonnées de livraison. Les destinataires doivent traiter les événements de manière idempotente et vérifier les signatures.

17. Smart Route Planning et scoring

Ordinavo peut évaluer des targets opérationnels selon la priorité, l'échéance, le temps de travail, le temps de trajet, l'adéquation à la route et des champs business value optionnels afin d'aider aux suggestions de route et à la priorisation.

Cette évaluation aide la planification. Elle ne remplace pas une revue humaine lorsque le processus l'exige.

18. Journaux d'audit, de sécurité et monitoring système

Pour la sécurité, l'analyse des erreurs, la traçabilité et l'exploitation, Ordinavo peut traiter des journaux d'audit, journaux de sécurité, alertes système, monitoring de workers, journaux API et événements techniques.

Cela peut inclure identifiants utilisateur ou intégration, contexte tenant, horodatage, action, code statut, détails d'erreur, adresse IP, user-agent, correlation ID et métadonnées techniques.

19. Communication par e-mail

Nous traitons les adresses e-mail et contenus de communication lorsque cela est nécessaire pour les demandes, essais, démos, support ou communication contractuelle.

Les e-mails marketing généraux ne sont envoyés qu'avec consentement ou autre base juridique.

20. Données UTM et campagnes

Si vous arrivez sur Ordinavo via campagnes, annonces, pages partenaires ou liens marqués, des données telles que utm_source, utm_medium, utm_campaign, référent, page d'arrivée et horodatage peuvent être traitées.

Ces données aident à évaluer et améliorer les actions marketing et commerciales. La base juridique est l'art. 6, par. 1, let. f RGPD lorsqu'aucun consentement n'est requis.

21. Analytics et tracking

Nous n'utilisons actuellement pas de webtracking soumis à consentement ni de cookies analytics non essentiels sans consentement.

Des événements techniques et liés aux formulaires peuvent être analysés en interne pour améliorer le tunnel d'essai et de démo lorsque cela est juridiquement admissible.

22. Destinataires et prestataires

Des données personnelles peuvent être transmises à des prestataires soutenant le site, l'application, l'hébergement, les e-mails, le monitoring, la sécurité, le provisionnement ou le support.

• Prestataires d'hébergement et d'infrastructure
• Prestataires e-mail et communication
• Prestataires de monitoring, logs et sécurité si utilisés
• CRM ou systèmes de leads si utilisés
• Clients Ordinavo et utilisateurs autorisés dans le tenant
• Systèmes sources connectés et systèmes cibles webhook lorsque cela fait partie de l'intégration

23. Hébergement et modèles d'exploitation

Selon le projet, Ordinavo peut être exploité comme solution cloud, modèle dédié ou environnement client. Des données techniques d'exploitation peuvent être traitées pour le provisionnement, la maintenance, la sécurité, les sauvegardes, le monitoring et la restauration.

Lorsque des prestataires traitent des données personnelles pour notre compte, cela se fait sur la base d'un contrat de sous-traitance au sens de l'art. 28 RGPD.

24. Transferts vers des pays tiers

Les transferts de données personnelles hors UE ou EEE n'ont lieu que si cela est nécessaire aux finalités indiquées et si les exigences de protection des données sont respectées.

Cela peut inclure décisions d'adéquation, clauses contractuelles types ou autres garanties appropriées.

25. Durées de conservation

Nous conservons les données personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire ou lorsqu'il existe des motifs légaux, contractuels ou légitimes. Les délais peuvent varier selon la configuration du tenant, le contrat et le modèle d'exploitation.

• Logs du site : généralement jusqu'à 30 jours, sauf analyse de sécurité
• Données et espaces d'essai : généralement jusqu'à 90 jours après expiration sauf conversion ou suivi
• Données app et tenant : durée de la relation contractuelle ou d'utilisation et concept de suppression
• ImportJobs, ImportItems et logs de livraison webhook : souvent 30 à 180 jours ou selon configuration tenant
• Logs API et sécurité : généralement 30 à 90 jours, plus longtemps en cas d'incident
• Logs d'audit : plus longtemps si nécessaire pour sécurité, preuve et conformité
• Photos et pièces jointes : selon rétention tenant, contrat ou concept de suppression

26. Droits des personnes concernées

Sous réserve des conditions légales, les personnes concernées disposent de droits d'accès, rectification, effacement, limitation, portabilité et opposition.

Lorsque Ordinavo traite des données pour le compte d'un client, les demandes doivent généralement être adressées d'abord au responsable du traitement, c'est-à-dire au client Ordinavo.

27. Droit de réclamation

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle si vous estimez que le traitement de données personnelles viole le droit de la protection des données.

28. Sécurité

Ordinavo utilise des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données contre perte, abus, accès non autorisé et modification accidentelle.

Ces mesures peuvent inclure rôles et autorisations, contexte tenant, contrôles d'accès, chiffrement, journalisation, monitoring, sauvegardes et limites d'intégration sécurisées. Les mesures concrètes dépendent du modèle d'exploitation.

29. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique si Ordinavo, les exigences légales, les processus techniques ou les modèles d'intégration évoluent. La version publiée sur ce site s'applique.